Создание заявки на потребность

Так как запуск подсистемы централизованного управления закупок первоначально возможен по упрощенной схеме, без предварительного формирования бюджета закупок, то имеет смысл начать описание документов данной подсистемы с документа «заявка на потребность», который позволяет ввести в систему и согласовать запрос на приобретение материалов/товаров/услуг.

Реквизиты документа разбиты на две части – обязательные для заполнения и не обязательные:

Обязательные реквизиты:

1.     Вид операции «Ресурсы (Приход): Планирование закупок».

2.     Период закупок – период, когда планируется производить закупки.

3.     Период потребности – период, в котором  товар должен быть готов к получению от поставщика.

4.     Склад – склад, на который должны поступить товарно-материальные ценности (далее ТМЦ), для услуг смысла не имеет, но также требует заполнения.

5.     Организация – организационная единица, от которой был/будет заключен договор, может не совпадать с ЦФО, который по факту является инициатором и потребителем закупки. Для целей формирования упр. отчетности требуется правильное заполнение ЦФО. В нашем примере ЦФО и организации совпадают.

6.     ЦФО – организационная единица, в интересах которой фактически производится закупка и в бюджете которой она будет отражена.

7.     Желаемая дата – дата, по которой определяется период расходования лимитов закупок (из соответствующего лимитирующего бюджета).

8.     Сумма и валюта – стоимость закупаемых ТМЦ/услуг и валюта закупки. Фактически вы можете указать сумму и валюту и не заполнять перечень закупаемых товаров и услуг. В этом случае сам перечень товаров можно будет указать в документе заказа поставщику, который будет введен на основании заявки или в авансовом отчете в случае выдачи денег под отчет. Также, если вы укажете только сумму заявки, то часть отчетов системы по контролю закупок будет недоступна.

9.     Период контроля, период в котором формируются движения по бюджетам ресурсов.

Не обязательные для заполнения реквизиты:

1.     Приоритет – приоритет закупки,  требуется для сортировки и отбора документов в списках, отчетах и обработках.

2.     Источник лимитов – документ «Резервирование бюджетов закупки», из резерва которого производится закупка по данной заявке. Данный реквизит заполняется в том случае, если вы уже работаете по стандартной схеме (есть бюджеты и вы их резервируете), а заявка на потребность требуется для того чтобы оформить закупку по упрощенной схеме (но из существующего резерва), минуя  консолидацию закупок, выбор способа обеспечения потребности, торги и пр. Например, требуется срочная закупка по готовому счету.

3.     Основание обязательства – документ основания закупки: счет поставщика.

4.     Проект – проект в интересах (и из бюджета) которого осуществляется закупка.

5.     Аналитики бюджета – статья движения бюджета ресурсов, по которой будет проводиться планируемая закупка. Если у статьи есть аналитические раскрытия (субконто), то они тоже здесь заполняются. Данный реквизит документа представляет собой табличное поле и для одной заявки может быть задано неограниченное число статей, так чтобы итоговая сумма по статьям совпадала с суммой документа. Данная возможность полезна, например, если вы закупаете материалы одновременно в интересах  вашей основной деятельности (производства) и на административно-хозяйственные цели и т.д.

6.     Номенклатура заказа – перечень ТМЦ и услуг, которые вы планируете закупить. Если вы на стадии заявки точно не определили нужный вам номенклатурный артикул, то можно вместо номенклатуры указать товарную категорию. Цена номенклатуры указывается или вручную или может быть заполнена из типа цен «Тип цен для расценок заявки на потребность». Заполнение перечня номенклатуры в заявке позволяет автоматизировать заполнение документа заказа поставщику, а также более точно (детально) контролировать закупки, с точки зрения полноты и достоверности обеспечения потребностей в конкретной номенклатуре.

7.     Комментарий к документу заявки. Текстовый комментарий пользователя.

К этому описанию реквизитов документа требуется дать несколько рекомендаций/пояснений, который позволят более уверенно работать в программе:

Назначение периодов и дат – в документе есть четыре реквизита, которые связаны со временем:

1.     Период закупки.

2.     Период потребности.

3.     Период контроля.

4.     Желаемая дата.

При их заполнении требуется соблюсти определенные правила:

Период закупки, этот период в котором планируется закупка, период потребности – это подпериод в периоде закупки, в котором товар должен быть готов к отгрузке у поставщика. То есть, нельзя период потребности указать в другом периоде закупок (закупки во втором квартале, отгрузка в августе) или одного уровня с периодом закупок (закупки в августе, отгрузка в сентябре). Это создает определенные ограничения при построении иерархии периодов в системе. Если вы планируете закупки на месяц, то предусмотрите периоды входящие в месяц (например, недели) для указания периода потребности, иначе программа не даст вам оформить документ.

Период контроля может не соответствовать  периоду закупки и периоду потребности. Период контроля используется для указания периода, в котором будет оформлено движение по лимитирующему бюджету ресурсов. Эта возможность может быть полезна, если вы предполагаете, что закупаемый товар не сразу поступит на склад (может быть задержка, связанная, например, с длительной доставкой). Такое разделение периодов позволяет планировать предстоящие мероприятия более гибко в зависимости от конкретной ситуации.

Желаемая дата – конкретная дата, когда хотелось бы произвести закупку.

На этом описание документа завершено и можно привести несколько практических вариантов его применения:

1.     Упрощенная схема управления закупками: вы сразу создаете заявку на потребность, согласуете её, а после её утверждения оформляете на её основании заказ поставщику/выдачу денег под отчет.

2.     Стандартная схема управления закупками в случае срочных  закупок: внесение заявки на потребность и оформление заказа поставщику (выдача денег под отчет) минуя стадию резервирования бюджета и консолидации закупок в единый план закупок.

3.     Стандартная схема управления закупками в случае закупок по договорам длительного действия, когда выбор поставщика был произведен в прошлом и требуется лишь запросить и согласовать очередную закупку. Заявка вносится на основании резерва бюджета закупок, затем следует оформление заказа поставщику (выдача денег под отчет) минуя консолидацию закупок в единый план закупок, последующие торги и выбор поставщика.

Для получения сводной информации по внесенным документам заявок можно воспользоваться отчетами: «Потребность в номенклатуре» (только для тех заявок, где заполнен перечень номенклатуры); «Анализ бюджета движения ресурсов».