СКЛАДСКОЙ УЧЕТ: ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ СКЛАДСКОГО УЧЕТА В МАГАЗИНЕ

Часто предприниматели не осознают объем дополнительной прибыли, которую может дать автоматизированный складской учет. Уценка залежавшегося товара, недостачи, многочасовые инвентаризации, ссоры в коллективе – весь этот негатив характерен для сугубо бумажного способа организации работы. Если же использовать специальные программы и соблюдать правила учет товаров на складе, то можно сделать рабочие процессы намного проще и позитивнее.

Необходимость учета на складе магазина

Деньги любят счет, а товары – учет. Контроль материальных ценностей является основой прибыльного торгового бизнеса. Какими бы честными не были сотрудники, бесконтрольность порождает соблазн украсть или пренебречь обязанностями по проверке срока годности товара. Кроме того, знание остатков позволяет правильно оценить необходимость в сроках и ассортименте поставок очередной партии.

Бумажный складской учет постепенно отходит в прошлое

Бумажный складской учет постепенно отходит в прошлое

Учет складских операций позволяет контролировать в магазине следующие основные показатели:

  1. Количество и номенклатуру остатков на складе и в торговом зале.
  2. Объем продаж.
  3. Сроки хранения продукции.
  4. Сроки расчетов с поставщиками.
  5. Оборачиваемость товаров по группам.

Кроме того, учет защищает от воровства, затаривания и порчи товара вследствие окончания срока годности. Минимальные затраты на автоматизацию склада окупаются в самой ближайшей перспективе.

Способы учета товаров

Трудно выработать единый способ учет в сервисном центре товаров на складе магазина, потому что многое зависит от объема номенклатуры и ассортимента. Чем больше продукции, тем тяжелее использовать старую бумажную систему.

Номенклатурный способ учет продукции на складе магазина

Номенклатурный способ учета продукции на складе магазина 

В магазине можно применять несколько способов учета товаров:

  1. Номенклатурный. Этот одноуровневый учет, при котором не производится разделение на группы. На каждую позицию товара заводится отдельная карточка. Этот способ актуален только при минимальном ассортименте.
  2. Сортовой. Вся товарная номенклатура объединяется в группы, подгруппы, в которых и учитываются отдельные позиции продукции. Учет многоуровневых систем осложняется различными единицами их измерения.
  3. Партийный. Может использоваться как основной, так и дополнительный способ. Удобен для оптимизации расчетов с поставщиками, особенно при важности контроля качества товара в каждой поставке.
  4. Партийно-сортовой. При этом способе поступающая продукция учитывается попартийно, а затем каждую поставку разбивают сортовым методом.

Каждый способ учета товаров на складе магазина требует определенного документального оформления. Для сортового и номенклатурного метода будет достаточно учетных карточек, а для партийного придется заводить дополнительно ведомость складского учета. Выбор конкретного способа осуществляется, исходя из специфики ассортимента магазина и особенностей работы с поставщиками.

Основные складские операции в магазине

Учет складских запасов актуален даже при отсутствии специальных помещений для хранения товара. Ведь в этом деле важен не только процесс перемещения продукции, но и передача материальной ответственности за ценности между людьми. Поэтому при организации магазинного склада необходимо четко документировать все действия.

Для складских операций желательно иметь портативную погрузочную технику

Для складских операций желательно иметь портативную погрузочную технику

К основным складским процессам относят:

  • оприходование товара от поставщиков, его пересчет;
  • проверка товаросопроводительной документации;
  • ввод информации о поступившем товаре в бумажные или электронные учетные формы;
  • выдача товара со склада в торговый зал или напрямую покупателям по расходным документам;
  • ввод информации об отгруженном товаре в учетные формы;
  • проведение инвентаризации;
  • информирование бухгалтерии о незапланированных изменениях закупочных цен;
  • списание товаров на собственные нужды, вследствие порчи или недостач;
  • корректировка параметров товара в учетных карточках.

Лучшим инструментом документирования операций являются программы для организации складского учета. Они позволяют автоматизировать работу магазина, объединив в единую систему бухгалтерскую базу, онлайн-кассы и происходящие на складе процессы https://www.itproportal.ru/.

Документооборот на складе

Разобраться в учетных бумагах склада просто, потому что их немного и большинство имеет утвержденные государством формы. Так как операции по перемещению товаров являются внутрихозяйственными, то предприниматели вправе изменять разработанные документы складского учета под специфику своей деятельности. Главное, чтобы они соответствовали нормами закона 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Перечень складских документов, используемых при приеме товара

Перечень складских документов, используемых при приеме товара

В приведенных таблицах расписаны все документы, достаточные для ведения складских процессов в магазине. Они могут быть написаны от руки или сформированы с помощью WMS систем управления складом. Как вести складской учет – дело каждого предприниматели, но желательно использовать для этого современные средства автоматизации. Сторонние сервисы позволяют также хранить сведения в «облаке», обеспечивая их максимальную защищенность.

Перечень складских документов, используемых при хранении, перемещении и отпуске товара

Перечень складских документов, используемых при хранении, перемещении и отпуске товара

Информационные системы управления складом будут актуальны даже для небольших магазинов, потому что они позволяют сэкономить время собственника за счет ускорения рабочих процессов и возможности их удаленного контроля. Кроме того, электронные первичные документы можно защитить от редактирования с помощью распределения прав доступа между сотрудниками.

Алгоритм правильного складского учета в магазине

Вне зависимости от степени автоматизации магазина, последовательность действий при прохождении товара от поставщика к покупателю остается примерно одинаковая.

Стеллажи – важный фактор при организации складского учета

Стеллажи – важный фактор при организации складского учета

Её можно представить следующим образом:

  1. Поставщик в лице экспедитора привозит товар с накладными, сертификатами и другими товаросопроводительными документами.
  2. Приводится проверка ТСД и сверка указанных в них сведений с фактическим наличием продукции. При соответствии делается отметка в накладной.
  3. Товарные и налоговые накладные, счета вносятся в специальный журнал регистрации. При наличии программы для автоматизации склада все данные с документов вносятся в электронную базу.
  4. Товары поступают на склад, оформляется приходная накладная. При необходимости, на продукцию формируется индивидуальный штрихкод, который распечатывается и наклеивается на неё.
  5. При перемещении товара со склада оформляется внутренняя накладная ТОРГ-12.
  6. Продажа товара через онлайн-кассу с выдачей фискального чека.
  7. Формирование в конце дня приходного кассового ордера на всю принятую продукцию.
  8. При передаче смены распечатывается инвентаризационная ведомость и проводится ревизия согласно правилам складского учета.

Движение товаров на складе магазина значительно отличается от такового на производстве. На торговой точке оно производится почти всегда в одном направлении – от поставщика через кладовщика к продавцу. В итоге продукция реализуется через онлайн-кассы покупателю. Хотя даже в небольшом магазине изредка требуется проводить и некоторые другие складские операции.