Согласно существующим правилам, клиенту после оказания любого вида услуг должен быть выделен специальный кассовый чек. Это является обязательным требованием, из которого очень мало исключений. Только отдельные виды индивидуальных предпринимателей могут работать без кассового чека. Да и то – число таковых весьма ограничено.
По возвращении из поездки каждый командировочный должен предоставить гостиничные чеки бухгалтеру своего предприятия. Только в этом случае сотрудник может претендовать на возврат денег, потраченных в командировке на жилье.
Внешний вид кассового чека за оказание гостиничных услуг
В принципе, единого стандарта на внешний вид гостиничного чека не существует. Каждое заведение может по-своему оформить его. Возможен вывод на печать логотипа компании, адреса электронной почты, электронного адреса и телефона, а также иная информация.
Как правило, кассовый чеки на гостиницу – это кусок бумажной ленты, на которой обычно матричным (вбивание краски в бумагу), либо иным методом нанесена та или иная информация.
При этом в обязательном порядке будут указаны следующие данные:
- реквизиты гостиницы, ее наименование;
- номер и серия чека – эта информация уникальна для каждого выдаваемого чека;
- точные дата и время выдачи чека постояльцу;
- название оказанной услуги;
- точная дата и время заезда и отъезда;
- стоимость оказанных услуг;
- исходные данные оператора, информация о кассовом аппарате.
Длина и ширина чека при этом могут отличаться – в зависимости от той или иной гостиницы. Главным образом, это зависит непосредственно от модели кассового аппарата, выбившего чек.
Значения на чеке
Но неискушенный клиент при беглом взгляде на чек может легко запутаться среди нагромождения числовых и буквенных данных. Что же они означают?
Прежде всего, на чеке в обязательном порядке указывается информация, необходимая для налоговых органов. Это ИНН и наименование гостиницы. Также обязательно должна иметься информация о заводском номере аппарата, на котором был выбит чек. Здесь же содержится номер заводской защищенной кассовой ленты. Имеется также КПК – это так называемый код криптографической защиты. Он сможет при необходимости доказать подлинность чека.
Все эти данные программируются в кассовом аппарате перед началом смены и не могут быть изменены до ее окончания. Причиной, по которой в программную часть кассового аппарата могут быть внесены изменения, может лишь послужить выход его из строя. О чем и делается соответствующая запись в документах.
Кроме обязательной информации, на гостиничном чеке может быть указана и дополнительная информация. Например, полный перечень услуг, оказанных гостиницей в период пребывания постояльца, с подтверждением их стоимости, а также отметка об условиях проживания.
- 1 st – обозначает отель высокого класса.
- ADL или Adult – в номере проживал один человек.
- All inclusive – отель предоставляет услуги по системе «все включено». В стоимость входит не только проживание, но и трехразовое питание, алкогольные напитки.
- Accommodation only – проживание без питания.
- Bed and breakfast – в стоимость включено спальное место и завтрак.
- Beach View или Sea View – дорогостоящий номер с видом на пляж или море.
- Breakfast – завтрак. Может быть включен в стоимость или оплачиваться отдельно, в последнем случае рядом с названием услуги указывается ее стоимость.
- Lunch – второй завтрак или обед. Может входить в общую стоимость либо оплачиваться дополнительно – тогда рядом с названием услуги вписывается ее стоимость.
- Double – двухместный номер, который допускает и размещение только одного проживающего, при этом стоимость может взиматься полностью за номер или только одного гостя. Зачастую при заселении только одного человека в двухместный номер (в соответствии с пожеланиями клиента) цена проживания будет на 30% выше, как если бы в комнате проживали 2 человека, оплачивающие услугу по отдельности.
- D Ужин – чаще всего не включается в общую стоимость и оплачивается отдельно. Цена указывается на чеке.
- Extra bed – использование в номере дополнительной кровати.
В гостиничном чеке может быть и другая символика, значение которой указано в специальном справочнике.
Данные могут быть указаны в разных местах на чеке. Стандартный чек состоит из заголовка, тела и окончания. Обычно в заголовке указываются заводской номер аппарата, дата и время выдачи чека, номер ЭКЛЗ (ленты), фамилия и инициалы кассира или же его номер. Впрочем, эти данные могут быть выведены и в другое место на чеке – в зависимости от модели аппарата и его ПО.