Как планировать закупки и формировать заказы поставщикам: алгоритмы, формулы, программы

планирование закупок – одна из самых важных рабочих задач для любого розничного и интернет-магазина. От правильности планирования и формирования заказов поставщикам зависит, будет ли своевременно удовлетворен спрос покупателей. А это, в свою очередь, оказывает непосредственное влияние на прибыль. В нашей новой статье подробно объясним, как организовать данные бизнес-процессы и почему стоит прибегать к автоматизации.

Алгоритм планирования закупок

Предприниматели должны уделять особое внимание товарным запасам, которые необходимы для полноценной бесперебойной работы торговой точки и интернет-магазина. Продукция или материалы, используемые в сервисных нишах, являются основой активов компании.

Но заказывать у поставщиков большие объемы вслепую, создавая огромный запас — решение не из лучших. Важен именно рациональный подход, поиск так называемой «золотой середины».

Если у магазина много товарных активов, это формирует положительное мнение покупателей, благоприятно сказывается на рейтингах, дает преимущество перед конкурентами. В то же время, большое количество залежавшихся на складе товаров замораживает реальные средства, ставит под угрозу финансовую ликвидность фирмы. Из-за переизбытка запасов многие магазины терпят крах.

Поэтому нужно четко понимать:

  • сколько продукции закупать;
  • как оптимизировать заказы и исключить длительные простои товара на складе;
  • на каких условиях сотрудничать с поставщиками;
  • как составить план финансовых расходов.

Решить проблему можно путем грамотного планирования, которое состоит из нескольких этапов.

Предварительные операции

Начинать нужно с предварительной подготовки и анализа. В первую очередь прогнозируется спрос – потребность покупателей в конкретном продукте или услуге.

Для этого потребуются такие исходные данные:

  • объемы продаж;
  • текущие складские остатки;
  • наличие неудовлетворенного спроса;
  • наиболее продаваемые позиции в аналитическом периоде;
  • уровень выполнения предыдущего плана и прочее.

Прогноз выполняют по группам взаимозаменяемой продукции. Качество результатов будет зависеть от информационно-аналитической поддержки проекта.

На втором этапе осуществляется планирование продаж. В ходе этого процесса для каждой группы товаров устанавливают реалистичные цели, согласованные с общей политикой компании и спрогнозированным спросом.

элементы цикла управления

Планирование продаж: элементы цикла управления 

Следующий шаг – планирование закупочных объемов и страховых запасов. Нужно заранее учесть вероятные отклонения от прогнозов и подстраховаться от неприятных последствий, закупив товар в избытке. Основная загвоздка в том, что величина избытка должна быть оптимальной. Это необходимо для того, чтобы избежать переполненности складов, замораживания денежных активов или же дефицита и недовольства клиентов, к которым приводят чрезмерные и недостаточные закупки.

В каждом случае оптимальное значение может быть разным. В его выборе легко ошибиться. Компании, применяющие статистические методы прогнозирования, рассчитывают доверительный интервал, в который с определенной вероятностью попадают продажи.

Например, на основании прогнозов приблизительный объем продаж составляет 120 позиций. С большой вероятностью он войдет в интервал от 100 до 140 позиций. Так можно просчитать нужное количество страховых запасов.