Эффективная модель агентства недвижимости: стратегия, бизнес-процессы, организационная структура | Бизнес-мудрость

Эффективная модель агентства недвижимости: стратегия, бизнес-процессы, организационная структура

Высокая конкуренция, особенности клиентов и изменение рынка, постоянное появление новых технологий требуют от агентств недвижимости построения эффективной и гибкой модели организации деятельности и управления (далее — Модель). Такая модель включает в себя 3 главных компонента: стратегия развития, бизнес-процессы, организационная структура. При построении модели используются профессиональные системы бизнес-моделирования и эталонная (типовая) модель агентства недвижимости, которые будут рассмотрены в настоящей статье.

Необходимо оцифровать бизнес агентства недвижимости, т. е. перевести всю информацию о стратегии, бизнес-процессах, организационной структуре и других компонентах деятельности в электронный формат. Это позволит решить много практических задач по развитию, значительно улучшить показатели KPI, обеспечить рост продаж и клиентской базы, снижение издержек и операционных рисков.

ЭТАПЫ РАЗРАБОТКИ ЭФФЕКТИВНОЙ МОДЕЛИ АГЕНТСТВА НЕДВИЖИМОСТИ

1. Разработка стратегии, включая сбалансированную систему показателей BSC/KPI

  • Назначение руководителя проекта и рабочей группы по построению Модели.
  • Корпоративное обучение по организационному развитию и бизнес-моделированию.
  • Проведение стратегического анализа, включая детальные маркетинговые исследования и бенчмаркинг.
  • Внедрение системы бизнес-моделирования Business Studio и Эталонной (типовой) модели агентства недвижимости [1].
  • Разработка стратегических целей и стратегических карт агентства недвижимости (в формате сбалансированной системы показателей BSC / KPI).
  • Разработка показателей KPI (Рис. 6) и проектов (задач) для достижения стратегических целей, формирование счётных карт.

2. Описание и оптимизация бизнес-процессов

  • Постановка целей и задач описания и оптимизации бизнес-процессов.
  • Назначение ответственных за описание и оптимизацию бизнес-процессов.
  • Корпоративное обучение по процессному управлению.
  • Разработка базовых моделей: дерево (реестр) бизнес-процессов (Рис. 2), системная архитектура (Рис. 9), библиотека документов (Рис. 5).
  • Распределение ответственности в бизнес-процессах, назначение владельцев бизнес-процессов (Рис. 3).
  • Графическое описание выбранных бизнес-процессов в формате «как есть, AS-IS» (Рис. 4).
  • Разработка показателей KPI для контроля и измерения бизнес-процессов (Рис. 6).
  • Анализ и оптимизация выбранных бизнес-процессов. Может применяться метод функционально-стоимостного анализа (ФСА) бизнес-процессов для расчёта их себестоимости и снижения издержек.
  • Формирование регламентирующей документации (регламенты бизнес-процессов и процедур).

3. Описание и оптимизация организационной структуры

  • Разработка организационной структуры в формате «как есть, AS-IS» (Рис. 7–8).
  • Анализ и оптимизация организационной структуры.
  • Расчёт оптимальной численности персонала на основе трудоёмкости бизнес-процессов.
  • Формирование регламентирующей документации (положения о подразделениях, должностные инструкции).
  • Разработка и развитие системы мотивации персонала (на основе показателей KPI бизнес-процессов и стратегических целей).

4. Построение электронной базы знаний и единого центра управления агентством недвижимости

  • Построение и актуализация электронной базы знаний и единого центра управления выполняются в автоматическом режиме с помощью системы бизнес-моделирования на основе результатов выполнения задач из пунктов 1–3.
  • Интеграция с другими системами агентства недвижимости (CRM-система, система электронного документооборота и др.).
  • Разработка системы управления бизнесом риэлтора и тестирования персонала на основе электронной базы знаний.

Рис. 1. Электронная база знаний и единый центр управления агентством недвижимости

ОСНОВНЫЕ КОМПОНЕНТЫ МОДЕЛИ

Рассмотрим далее основные компоненты Модели (Рис. 2 — 9), которые имеют формат графических моделей и информационных справочников (иерархических списков). Предлагаем для самооценки уровня зрелости (детализации и проработки) модели собственного агентства недвижимости заполнить чек-лист (Таблица 1).
Шкала для оценок следующая:

  • 0 — отсутствует / не разработано / не используется;
  • 1 — частично разработано / давно не актуализировалось / редко используется;
  • 2 — разработано и отвечает требованиям / активно используется.

Результаты согласно средней оценке:

  • 0 — 0.66: низкий уровень зрелости;
  • 0.66 — 1.33: средний уровень зрелости;
  • 1.33 — 2: высокий уровень зрелости.