Что такое аудит?

Начало года — это период, когда много слышишь об аудитах, что кто-то должен прийти и провести аудит. Это «загадочное» слово многих смущает и даже вызывает стресс. Ходят слухи о строгих аудиторах, штрафах, последствиях и т. Д.

И, как и слухи, они не всегда соответствуют действительности. К сожалению, я не могу вам сказать, что в них нет правды, хотя хотелось бы. 

Но начнем с ответа на производный вопрос. 

Вы говорите «аудит» или «аудит»? Какая версия правильная?

Что ж, друзья мои, оба правильные, хотя грамматически правильно только «Аудит». Слово «аудит» происходит от стандарта ISO 9000 и его английского перевода. Однако то, что некоторые обвиняют стандарт в ошибке перевода, не меняет того факта, что здесь упоминается и используется слово «аудит».

Что вам нужно помнить, так это то, что обе версии верны и применимы, особенно с точки зрения систем управления, к которым относится эта запись.

Так что же такое аудит? 

Аудит от https://audit-invest.com.ua/ua/audit заключается в том, чтобы определить, соответствует ли действующая в компании система менеджмента тому, что:

  • требуется стандартом;
  • заказчик требует;
  • требуется по закону;
  • сама организация требует.

и работает исправно, т.е. позволяет компании добиваться поставленных целей.Это как автомобильная диагностика. Когда он не работает должным образом и на приборной панели загораются сигнальные лампы, мы отправляемся в сервисный центр, чтобы проверить, серьезна ли проблема или недостаточно мелкого ремонта. Диагност подключает автомобиль к компьютеру и, в свою очередь, проверяет отдельные компоненты, чтобы проверить их работу. Если что-то неисправно, предлагается замена, восстановление или ремонт. Наша цель в данном случае — автомобиль, пригодный для эксплуатации. То же самое и с аудитом, если вместо диагноста вы поставите аудитора, вместо компьютера, собеседование, а вместо подузлов, процессов вы получите определение аудита, целью которого, проще говоря, является эффективная организация. 

Мы можем выделить 3 типа аудитов (применительно к системам менеджмента):

  • Внутренний аудит, так называемый Сторонний аудит
    • Он выполняется в основном компетентными и обученными сотрудниками компании, хотя может быть передан сторонней компании.
  • Клиентский аудит, так называемый Сторонний аудит
    • Осуществляется клиентом компании
  • Сертификационный аудит, так называемый Сторонний аудит
    • Осуществляется органами по сертификации, которые по результатам аудита выдают или не выдают соответствующие сертификаты.  

Каждая компания или учреждение, имеющее систему менеджмента качества, обязана проводить внутренний аудит. Это не особый запрос руководства или форма усложнения жизни «кому-то», ЭТО ОБЯЗАТЕЛЬНАЯ ТОЧКА СТАНДАРТА ISO 9001: 2008, а также его последней версии от 2015 года.

Тем, кто боится аудита, спешу сообщить, что аудит не является контрольным !!

Аудит не фокусируется на обнаружении ошибок или нарушений в деятельности организации, он фокусируется на получении свидетельств того, что она функционирует должным образом.

Другие важные функции аудита:

Аудит ориентирован на оценку функционирования системы в целом, он не фокусируется на оценке людей, поэтому не указывает на ошибки лично и никого не обвиняет.

Если есть нарушения, они будут описаны в общем виде, например, процесс выполнения заказа не был доведен до сведения отдела, сотрудники не знают текущую версию процесса и т. Д.

Однако это не работает, когда сотрудник сознательно действует в ущерб компании или вводит аудитора в заблуждение. Аудит обнаруживает проблему в процессе, но руководитель может повлечь за собой личные последствия.

Аудит проводится «выборочно». Другими словами, аудитор проверяет не всю документацию компании и ее записи, а только ее выбранную часть. Какой объем будет проверяться, зависит от самого аудитора и времени, которое у него есть.

Поскольку аудит не проверяет всю документацию, вполне вероятно, что некоторые нарушения будут упущены из виду. Однако это приемлемо, поскольку аудит оценивает возможности системы на дату аудита и на основе собранных свидетельств, отсюда и пункт 3.

Аудит не определит, хорошая или плохая система менеджмента.                                    

Аудит необходимо повторить, но его частота зависит от самой организации и структуры ее процессов. Одним словом, там, где риск ошибок больше, проверки будут чаще. 

Аудит должен служить средством улучшения процессов в организации, которые для поддержания конкурентоспособности должны развиваться и улучшаться, а также избегать ошибок и дорогостоящих жалоб. 

Результатом аудита является отчет, подготовленный в обезличенной форме, с указанием точек для улучшения и точек, получивших положительную оценку. 

В аудиторском отчете есть как положительные моменты, так и те, которые нуждаются в улучшении. Он не может диктовать решение, так как это решение каждой организации, но может предложить правильный подход.