Что нужно знать о документообороте? Базовые правила

Документооборот бухгалтерии – важнейшая часть жизнедеятельности любой компании. Если вы владеете бизнесом или ваша работа связана с получением и обработкой документов, то разбираться в базовых правилах делопроизводства просто необходимо.

О том, что представляет собой документооборот, как отладить процессы движения документов в компании, рассказываем ниже.

Что нужно знать о документообороте. Базовые правила
Что нужно знать о документообороте. Базовые правила

Делопроизводство — что такое и для кого нужно

Делопроизводство, другими словами, документооборот — это процесс передвижения документов, начиная от составления и заканчивая получением и отправкой их в архив.

Это сложный многоэтапный процесс, часть обязанностей по которому перекладывается на плечи секретаря или офис-менеджера. Знать, как правильно оформить и зарегистрировать документ, кому и когда отправлять, — все это должен знать секретарь. Часто от одной «бумажки» зависит будущее организации. Потому к вопросам делопроизводства нужно подходить серьезно.

В законодательстве прописаны определенные стандарты оформления бумаг. Они записаны в ГОСТ Р 6.30-2003. С момента его введения многое в документообороте изменилось: появились электронные документы и подписи, новые реквизиты и пр. Это привело к необходимости создания нового государственного стандарта. Результатом стал ГОСТ Р 7.0.97-2016, который официально вступить в силу летом 2018 года. В новом ГОСТ закрепляются основные требования к оформлению бумажных и электронных документов.

Хоть ГОСТ и необязателен для соблюдения, в то же время он является ориентиром. Нормы и правила ведения и оформления документов в компании могут регулироваться как федеральными, так и локальными актами, устанавливаемыми самой компанией.

Независимо от того, придерживается организация ГОСТа в вопросах стандартизации документооборота или следует своему регламенту, у каждого документа есть определенные этапы «жизни»:

• Создание или поступление бумаги

• Регистрация

• Отправка или передача по назначению

• Передвижение документа

• Исполнение (согласование, подпись и пр.)

• Отправка в архив

Каждый документ в компании должен проходить эти стадии. Если на одной из них случаются задержки, это приводит к сбою всей работы.

Кому нужно знать базовые правила документооборота?

  • Владельцам бизнеса. Не обязательно знать каждый нормативный акт наизусть. Достаточно знать, где посмотреть изменения и применить их на практике. Более того, понимая весь путь движения бумаг, владелец может оптимизировать процесс и сократить время «хождения» документов, тем самым ускоряя получения результата.
  • Секретари и офис-менеджеры. Работа с документами входит в список должностных обязанностей и занимает большую часть времени. Потому знать основы документооборота просто необходимо. Знание основ делопроизводства поможет оптимизировать работу и сократить время на поиск нужного документа, его оформление или отправку, а значит, эффективность как сотрудника в разы повышается.
Какие виды документооборота существуют
Какие виды документооборота существуют

Виды документооборота

В зависимости от сферы деятельности компании, выделяются несколько видов документооборота. Как правило, в большинстве организаций присутствуют они все.

По типу документов:

1. Внешний документооборот — включает в себя все бумаги, поступившие от других организаций и учреждений.

2. Внутренний — бумаги, которые перемещаются исключительно внутри компании. Например, приказы о переводе сотрудника с одной должности на другую.

3. Исходящий — это документы, которые отправляются в другие организации.

По характеру документов

Можно выделить несколько типов делопроизводства:

1. Управленческий — сюда входят все бумаги, касающиеся управления организацией (приказы, распоряжения, соглашения и пр)

2. Финансовый — включает в себя договора, нормативно-правовые акты, корреспонденцию, счета, отчеты и пр.

3. Кадровый — документы, касающиеся сотрудников и их перемещении в компании.

4. Технический — это вся техническая документация. Создание проектной документации, контроль исполнения и после перемещение в архив.

5. Архивный — все бумаги, выполнившие свою функцию и перешедшие на хранение.