Программное обеспечение для магазина

Компьютеризация торгового предприятия — даже не тренд, а устоявшаяся норма в современном бизнесе. Но что она включает? Какое программное обеспечение для розничного магазина повышает эффективность его работы? Какой тип ПО можно считать обязательным, а какой — рекомендательным? Об этом — далее.

Для чего может потребоваться программное обеспечение для магазина

Компьютеризация розницы — процесс достаточно новый (и пока что затронувший далеко не все сегменты торговой деятельности). По историческим меркам не так давно магазины даже в крупнейших городах вполне себе обходились без специализированного программного обеспечения, а то и без компьютеров вообще. В связи с чем у ритейла возникла потребность в таком? Что дает рознице соответствующее специализированное ПО на практике?

Организация работы современного торгового предприятия — достаточно сложный процесс. Он включает в себя следующие ключевые процедуры:

  1. Прием оплаты за товары от покупателей (в предусмотренных случаях — выдача им денежных средств, например, при возврате некачественного товара) на кассе.

Осуществляя рассматриваемую процедуру, магазин:

  • задействует определенным образом саму кассу для пробития чеков (либо разрешенный законом к применению аналог ККМ — например, чековый принтер);
  • фиксирует в установленном порядке приходные и расходные операции в приходных и расходных кассовых ордерах, а затем в Кассовой книге;
  • отражает сведения о кассовых операциях в регистрах налогового и бухгалтерского учета (за тем, чтобы впоследствии составить на основании этих сведений налоговую или бухгалтерскую отчетность).

Для каких операций может быть использовано программное обеспечение в магазине:

  • для автоматизации заполнения РКО, ПКО и Кассовой книги — на основании сведений о выручке, которые «собираются» с кассы;
  • для автоматизации учета по кассовым операциям и отчетности, формируемой на основании сведений о кассовой выручке;
  • на уровне пользования кассой — для облегчения процедуры расчетов с покупателями (и сокращения времени на разрешение сложных случаев — например, когда необходимо откорректировать предварительный чек или применить скидку по определенным товарным позициям).

Можно ли обойтись без ПО: да (исключение — касса), но соответствующие автоматизированные операции придется производить вручную, что займет много времени и потребует значительных трудовых усилий.

Что касается пользования кассой — можно обойтись тем ПО, которое установлено на ККМ по умолчанию, если это автономная касса (собственно, альтернативы ему в большинстве случаев нет — поскольку его замена другим программным обеспечением, как правило, осуществляется самим производителем автономного кассового аппарата). Как правило, стандартная кассовая прошивка приспособлена к последующей интеграции с внешним учетным программным обеспечением — однако, в модули данного ПО обычно передается минимальное количество данных для обработки — по сути это лишь базовые фискальные данные, по своему составу соответствующие минимальным требованиям по законодательству.

программа для торговли и склада

Если онлайн-касса представлена связкой из фискального регистратора и вычислительного модуля — например, компьютера на кассе, то в части использования программа для торговли появляется альтернатива. С одной стороны, на кассе может быть применен стандартный программный модуль от производителя ККТ. С другой, фирменное программное обеспечение от поставщика ККМ во многих случаях может быть заменено на стороннюю кассовую программу — как вариант, ту, которая входит в состав ПО для учета. Использование альтернативного кассового ПО, которое интегрировано с учетным, еще более «автоматизирует» процесс расчетов — поскольку в этом случае, наряду с «обычными» фискальными данными, с кассы будет собираться иная полезная для учета информация.

  1. Учет перемещения товара:
  • от поставщика к магазину (и обратно — например, если товар оказался некачественным и его пришлось возвращать);
  • между разными частями магазина (витриной, складом);
  • от магазина к покупателю (и обратно).

Для чего нужно ПО:

  • для систематизации сведений о перемещении товара;
  • опять же, для автоматизации рассматриваемого направления учета.

Можно ли обойтись без ПО: да, но в этом случае систематизацию и автоматизацию придется осуществлять вручную. Это будет несопоставимо более трудоемкая и затратная по времени процедура.

  1. Учет товарной документации.

Представлена она может быть самыми разными носителями данных. Например:

  • счетами, счетами-фактурами;
  • накладными;
  • актами приемки и передачи товаров;
  • лимитно-заборными картами;
  • актами инвентаризации, списания.
  1. Собственно, налоговый учет — выручки (прибыли) и иных налогооблагаемых объектов, а также бухгалтерский учет — всех хозяйственных операций.

Отметим, что бухучет ведется как раз на основании данных, отраженных в товарной документации, о которой сказано выше — это две неразрывные процедуры.

ИП бухгалтерский учет вести не обязаны — но могут по желанию. Хозяйственные общества — ведут во всех случаях.

Для чего нужно ПО:

  • автоматизация подсчета выручки (прибыли), исчисления налога на основании выручки и иных хозяйственных показателей, которые могут влиять на него;
  • автоматизация подготовки деклараций и иных отчетных документов.

Можно ли обойтись без ПО: да, и все операции в этом случае придется производить вручную, что займет несопоставимо больше времени.

  1. Кадровый учет, который включает:
  • расчет заработной платы, учет выплат;
  • учет рабочего времени, соблюдения рабочего графика работниками;
  • учет производственных показателей, влияющих на зарплату.

Для чего нужно ПО:

  • для систематизации сведений по кадрам;
  • для автоматизации расчетных и учетных процедур.

Можно ли обойтись без ПО: да, и в части кадров отказ от него может быть наименее чувствительным для предприятия (особенно, для небольшой торговой точки, где могут работать буквально несколько человек, и общий объем учитываемых данных — сравнительно небольшой).

Однако, кадровый учет, как правило, тесно связан с налоговым и бухгалтерским: например, выплата зарплаты влияет на налогооблагаемую базу предприятия и является подлежащей внесению в регистры бухгалтерского учета хозяйственной операцией. И если учет выплат ведется вручную, то его будет довольно сложно интегрировать с реестрами налогового и бухгалтерского учета.

  1. Учет деловых документов, ведение архива.

Даже небольшое торговое предприятие в виде обычного розничного магазина имеет дело с широком спектром документации — не только бухгалтерской, налоговой и кадровой, но также формируемой в рамках участия фирмы в различных гражданско-правовых отношениях. Такая документация может быть представлена письмами контрагентам и от них, коммерческими предложениями, презентациями, предварительными соглашениями, стенограммами).

В предусмотренных законом (и определенных локальными нормативами предприятия) случаях документация может передаваться другим лицам, помещаться в архив, извлекаться, уничтожаться. Все эти процедуры требуют учета.

Для чего нужно ПО: для тех же самых систематизации и автоматизации — производимых в данном случае в отношение документов и архивных записей.

Можно ли обойтись без ПО: да, но соответствующая систематизация и автоматизация, производимые вручную, отнимут гораздо больше времени.

  1. Учет персонифицированных данных.

Это могут быть данные:

  • о работниках;
  • о контрагентах;
  • о покупателях (например, как сведения, используемые для идентификации человека как держателя карты скидок).

Для чего нужно ПО:

  • систематизация и автоматизация оборота разрешительной документации на обработку персонифицированных данных (основной документ здесь — согласие на обработку данных, которое выдается их носителем);
  • обеспечение защиты персонифицированных данных (в том числе и в целях выполнения требований законодательства).

Можно ли обойтись без ПО: во многих случаях да, но только если объем разрешительной документации по обработке персонифицированных данных невелик с точки зрения трудозатрат владельца магазина на осуществление учета такой документации вручную. При этом, ручные регистры, скорее всего, будут существенно уступать автоматическим в части оперативности получения доступа того или иного заинтересованного лица к нужным разрешениям.

Если предполагается обработка персональных данных работников, то процедура контроля над разрешительной документацией очевидным образом будет связана с кадровым учетом. При выборе и настройке ПО данный нюанс необходимо учесть.

Очевидной будет нежелательность отказа от использования программного обеспечения для защиты персонифицированных данных. Последствия их утечки могут быть для предприятия в финансовом выражении намного серьезнее издержек на установку такого ПО.

Аналогичные по существу типы ПО могут применяться предприятием и в ситуации, когда требуется соблюсти коммерческую тайну. Фирма может задействовать программы для систематизации «секретных» документов, а также для их защиты от несанкционированного доступа.

  1. Аналитические процедуры.

Их сущность может быть разнообразной. Объектами для аналитики чаще всего становятся:

  • показатели по выручке, прибыли, расходам;
  • показатели по работе сотрудников;
  • показатели по оборачиваемости товаров.

Для чего нужно ПО: анализ показателей производится на основе программных алгоритмов, реализованных в специализированных аналитических решений.

Можно ли обойтись без ПО: с точки зрения достижения результатов анализа, проведенного в соответствии со специальными алгоритмами — нет.

Дело в том, что эти алгоритмы, как правило, практически невозможно воспроизвести вручную ввиду сложности расчетов. Кроме того, визуализацию результатов аналитики — в виде графиков, схем и текстовых пояснений, также проблематично произвести подручными методами.