Продумайте идею организации мероприятия. Это должна быть не абстрактная мысль, а вполне конкретная цель. Чётко ответьте на три вопроса:
Что я хочу организовать?
Так вы определите формат мероприятия. Это может быть вечеринка, фестиваль, лекторий или кинопоказ. Подумайте, для какой аудитории вы это делаете и сколько человек хотите привлечь.
Где будет проходить мероприятие?
Исходя из формата решите, какое вам нужно место. Например, закрытое помещение на 200 человек, зрительный зал на 500 человек или площадка на открытом воздухе на 70 человек.
Когда будет проходить мероприятие?
Выберите точную дату заранее, чтобы успеть сделать всё в срок. Небольшое мероприятие на 100 человек можно подготовить за месяц, а музыкальный фестиваль на 1 000 человек — не меньше чем за полгода. Чем раньше вы определитесь, тем проще вам будет найти площадку.
Готовая идея будет выглядеть так: «Я хочу устроить техно-вечеринку на городском пляже 31 августа в честь последнего дня лета. На тусовке должно быть не меньше 200 человек и два приглашённых диджея».
Я смогу сделать всё в одиночку?
Вряд ли. Дел много, а в сутках только 24 часа. Поэтому лучше собрать команду единомышленников, между которыми вы поделите все задачи. Хорошо, если рисовать афиши будет дизайнер, продвигать проект — опытный SMM-специалист, а настраивать оборудование — звукач.
Не бойтесь передавать часть обязанностей другим людям. Главное, чтобы они были заинтересованы в результате и на них можно было положиться. Вы серьёзно облегчите себе жизнь, назначив продюсера мероприятия. Его задача — решать все вопросы и споры, контролировать команду и брать на себя ответственность за происходящее.
Если не знаете, где искать нужных людей, помогут онлайн-сервисы:
- EventCatalog.ru — самая большая база площадок и подрядчиков.
- theGIFTED — мгновенный поиск работников и интересных персонажей.
- YouDo — поиск волонтёров или работников за небольшую плату.
Команда есть, что делать дальше?
Составьте список всех дел. Вам наверняка нужно продумать концепцию мероприятия, определить бюджет, найти и подготовить помещение, пригласить музыкантов, арендовать оборудование, сделать афиши, организовать кейтеринг (доставку и подачу еды и напитков). Не останавливайтесь, пока рядом с каждым пунктом не будет стоять галочка.
Соберитесь всей командой, обсудите план действий и распределите обязанности. Каждый должен понимать, за что он отвечает. Для всех задач установите дедлайн.
Используйте Trello или «Google Таблицы» для работы с задачами. Удобно, когда доступ к документу есть у всей команды.
Обязательно записывайте все новые номера в контакты. Лучше делать это по схеме «Имя_Должность_Дата мероприятия». Например, «Влад Фотограф 15.07». Так вы точно не запутаетесь.
Я боюсь что-то забыть. Можно мне примерный план?
Можно. Стандартный план выглядит так:
- Договориться о встречах с волонтёрами, командой и спонсорами.
- Подготовить билеты, гостиницу и трансфер для приглашённых гостей.
- Заказать дизайн и печать листовок, плакатов, фирменных футболок и всего остального, что нужно заранее рисовать и печатать.
- Арендовать и подготовить площадку. Продумать места для посетителей, персонала, оборудования и парковки. Согласовать списки гостей и организаторов с владельцами площадки.
- Прописать тайминг события — что в какое время будет происходить. Вы должны знать с точностью до минуты, когда подают еду, а когда говорит ведущий.
- Арендовать технику. Минимальный набор: ноутбук, колонки, микшер, два микрофона, экран и проектор. На больших мероприятиях удобно использовать для связи с командой рации с гарнитурой.
- Договориться с фотографом и видеографом. Прописать техзадание, договориться о сроках и заключить договор.
- Нанять обслуживающий персонал: охрану, гардеробщика, официантов, службу клининга. Количество людей зависит от мероприятия. Вполне возможно, что вам не потребуется дополнительный персонал или вы найдёте волонтёров.
- Найти ведущего. Это важно. От него будет зависеть настроение гостей и общая атмосфера мероприятия.
- Продумать логистику: как доставить людей, оборудование и еду к месту мероприятия и обратно.